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# Rechnungen

> Rechnungen erstellen, Positionen hinzufügen, Detailansicht nutzen, PDF teilen, online bezahlen lassen, Status verwalten und Zahlungen in Einnahmen nachverfolgen

> **Schnell fakturieren** – erstelle Rechnungen in wenigen Schritten: **Kunde wählen**, **Positionen hinzufügen**, optional **Zahlungslink** aktivieren und anschließend als **PDF** teilen oder herunterladen.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-overview.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=af9c16c696218adb21f716c793187624" alt="Rechnungen – Übersicht mit Status-Tabs und Rechnungslisten" className="rounded-xl border shadow-md" width="1794" height="832" data-path="assets/images/documents/invoice-overview.png" />
</Frame>

## 1 · Überblick & Navigation

In der Übersicht siehst du alle Rechnungen – inklusive Betrag, Status, Kunde, Fälligkeit und Erstelldatum.

| Element                                                             | Bedeutung                                   |
| ------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------- |
| **Tabs (Alle, Entwurf, Offen, Bezahlt, Uneinbringlich, Storniert)** | Filtert die Liste nach Rechnungsstatus      |
| **Nummer**                                                          | Eindeutige Rechnungsnummer (z. B. *…-0007*) |
| **Betrag**                                                          | Rechnungsbetrag (brutto)                    |
| **Kunde**                                                           | Empfänger inkl. Kontakt (falls vorhanden)   |
| **Fällig am**                                                       | Datum, an dem die Rechnung fällig ist       |
| **+ Neue Rechnung**                                                 | Startet den Erstellprozess                  |

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-overview2.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=baab7f809f6b6d774db015211528e549" alt="Rechnungen – Übersicht mit mehreren Einträgen und Statusanzeige" className="rounded-xl border shadow-md" width="1797" height="903" data-path="assets/images/documents/invoice-overview2.png" />
</Frame>

***

## 2 · Neue Rechnung erstellen

Klicke auf **„+ Neue Rechnung“** – du landest in der Erfassungsmaske.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-add1.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=ddb1b0203691877aae0439373f2e5421" alt="Neue Rechnung – Kunde, Einträge und Zahlungsbereich" className="rounded-xl border shadow-md" width="1794" height="859" data-path="assets/images/documents/invoice-add1.png" />
</Frame>

### 2.1 Kunde wählen

* **Kunde** auswählen (Dropdown)
* optional **„Kunde hinzufügen“** nutzen (falls noch nicht vorhanden)\
  → Siehe auch: <a href="/de/modules/customers">Kunden</a>

### 2.2 Zahlung einstellen (optional)

Im rechten Bereich **„Zahlung“**:

* **Zahlungsziel** setzen (z. B. *Heute*, *14 Tage*)
* optional **„Zahlungslink einfügen“** aktivieren → Kund:innen können online bezahlen

<Note>
  Ohne Zahlungslink ist die Rechnung trotzdem vollständig – nur die Online-Zahlung entfällt.
</Note>

### 2.3 Positionen hinzufügen

Unter **„Einträge“** klickst du auf **„Posten hinzufügen“**.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-add2.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=66713dfc810d56cf19aeed5e2432d221" alt="Posten hinzufügen – Dialog für manuellen Eintrag" className="rounded-xl border shadow-md" width="1908" height="884" data-path="assets/images/documents/invoice-add2.png" />
</Frame>

Typische Felder im Posten:

| Feld                         | Zweck                     |
| ---------------------------- | ------------------------- |
| **Eintragstyp**              | z. B. *Manueller Eintrag* |
| **Titel**                    | Bezeichnung der Position  |
| **Einzelpreis (ohne MwSt.)** | Netto-Preis pro Einheit   |
| **Steuersatz**               | z. B. 13 %                |
| **Menge**                    | Anzahl / Stück            |

### 2.4 Optionen (Vermerk / Fußzeile)

Im Bereich **„Optionen“** kannst du zusätzliche Inhalte aktivieren (z. B. Vermerk oder Fußzeile) und anpassen.

***

## 3 · Rechnung finalisieren

Wenn alles passt, klicke oben rechts **„Rechnung erstellen“**.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-add-filled.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=61a6d551a1e45b138485fa9987cc40f3" alt="Neue Rechnung – Beispiel mit mehreren Positionen und Optionen" className="rounded-xl border shadow-md" width="1795" height="1204" data-path="assets/images/documents/invoice-add-filled.png" />
</Frame>

Was danach passiert:

* Die Rechnung wird erstellt und bekommt eine Nummer.
* Der Status ist typischerweise **„Offen“** (je nach Workflow).
* Falls Zahlungslink aktiv war, wird ein **Bezahllink** erzeugt.

***

## 4 · Rechnungsdetail: Übersicht, Link, Aktivität

Im Detail siehst du alle Informationen, Positionen und den Aktivitätsverlauf (z. B. erstellt, finalisiert, gesendet).

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-detail.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=dbc420bf9a5d28df3288adbce63f0ce0" alt="Rechnungsdetail – Übersicht, Link, PDF-Download und Aktivität" className="rounded-xl border shadow-md" width="1794" height="1283" data-path="assets/images/documents/invoice-detail.png" />
</Frame>

Typische Elemente:

* **Zahlungslink** (falls aktiv) – zum Kopieren/Teilen
* **PDF herunterladen** – direkt im Detail
* **Aktivität** – zeigt alle Status- und Versandaktionen nachvollziehbar

***

## 5 · Rechnung als PDF (mit Link „Online bezahlen“)

Im Detail oder beim Senden kannst du die Rechnung als **PDF** herunterladen oder weitergeben.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-pdf.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=8db42b4e7ef251abf1f830067b55676f" alt="Rechnung als PDF – Layout mit Positionen, Summen und MwSt." className="rounded-xl border shadow-md" width="1074" height="1216" data-path="assets/images/documents/invoice-pdf.png" />
</Frame>

Wenn du den **Zahlungslink** aktiviert hast, enthält das PDF den Link **„Online bezahlen“**.\
Klickt der Kunde darauf, öffnet sich die Zahlungsseite (siehe nächster Schritt).

<Note>
  Empfehlung: Sende Kund:innen das PDF (Mail/Download/Teilen). Der Zahlungslink im PDF ist dann der schnellste Weg zur Bezahlung.
</Note>

***

## 6 · Online bezahlen (Zahlungsseite)

Wenn die Rechnung einen Zahlungslink hat (z. B. über „Online bezahlen“ im PDF), sieht der Kunde eine Bezahlseite (z. B. Karte).

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-payment-page.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=64be3c9621774831493cd5185db7c4d5" alt="Online-Zahlungsseite – Kartenzahlung" className="rounded-xl border shadow-md" width="841" height="1112" data-path="assets/images/documents/invoice-payment-page.png" />
</Frame>

***

## 7 · Rechnung senden, PDF & Status ändern

Oben rechts findest du **„Rechnung senden“** (mit Dropdown).

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-detail-options.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=1353f5cb68388b38eec2b2ea44965625" alt="Rechnungsdetail – Menü: Rechnungsstatus ändern oder PDF herunterladen" className="rounded-xl border shadow-md" width="352" height="231" data-path="assets/images/documents/invoice-detail-options.png" />
</Frame>

* **PDF herunterladen**: lädt die Rechnung als PDF herunter.
* **Rechnungsstatus ändern**: markiert die Rechnung z. B. als bezahlt, storniert oder uneinbringlich.

### 7.1 Status ändern

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/bitlabsoftwaregmbh/y8KoScMYNP0hXKyx/assets/images/documents/invoice-detail-status.png?fit=max&auto=format&n=y8KoScMYNP0hXKyx&q=85&s=edec196efeda2b7606c5fcb094a0415a" alt="Rechnungsstatus ändern – Bezahlt, Storniert, Uneinbringlich" className="rounded-xl border shadow-md" width="1328" height="873" data-path="assets/images/documents/invoice-detail-status.png" />
</Frame>

| Status             | Wann verwenden?                                                         |
| ------------------ | ----------------------------------------------------------------------- |
| **Bezahlt**        | Zahlung ist eingegangen (auch wenn außerhalb von Vincent bezahlt wurde) |
| **Storniert**      | Rechnung war fehlerhaft oder versehentlich finalisiert                  |
| **Uneinbringlich** | Zahlung wird nicht mehr erwartet (z. B. Forderung abgeschrieben)        |

***

## 8 · Einnahmen nachverfolgen

Sobald eine Rechnung bezahlt wurde, erscheint die Zahlung in deinen **Einnahmen**.

→ Weiter mit: <a href="/de/modules/earnings">Einnahmen</a>

<Info>
  In den Einnahmen kannst du Auszahlungen im Detail ansehen und für die Buchhaltung exportieren (CSV/Excel).
</Info>

***

## 9 · Praxisbeispiele

| Szenario                            | Vorgehen                                                                       |
| ----------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| Rechnung erstellen & als PDF senden | Neue Rechnung → Positionen → **Rechnung erstellen** → Detail → PDF teilen      |
| Kunde zahlt online                  | Zahlungslink aktivieren → PDF mit **Online bezahlen** schicken → Kunde bezahlt |
| Zahlung kam bar/Überweisung         | Rechnung öffnen → **Status ändern** → **Bezahlt**                              |
| Fehlerhafte Rechnung                | **Status ändern** → **Storniert** → neue Rechnung korrekt erstellen            |
| Forderung wird abgeschrieben        | **Status ändern** → **Uneinbringlich**                                         |

***

## 10 · Häufige Fragen

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wie kommt der Kunde zur Zahlungsseite?">
    Wenn der Zahlungslink aktiv ist, kann der Kunde im PDF auf **„Online bezahlen“** klicken oder du teilst den Zahlungslink direkt aus dem Rechnungsdetail.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich eine finalisierte Rechnung noch bearbeiten?">
    In der Regel nicht direkt. Üblicher Workflow: **stornieren** und eine neue, korrekte Rechnung erstellen (je nach Konfiguration).
  </Accordion>

  <Accordion title="Wo sehe ich bezahlte Rechnungen in der Plattform?">
    In der Rechnungsübersicht über den Tab **„Bezahlt“** – und die Zahlung zusätzlich unter <a href="/de/modules/earnings">Einnahmen</a>.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was bedeutet „Bezahlt – Zahlung außerhalb von Vincent erfasst“?">
    Du markierst die Rechnung manuell als bezahlt, wenn die Zahlung z. B. bar oder per externer Überweisung eingegangen ist.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

***

> **Nächster Schritt:** Erstelle eine Testrechnung, öffne das Detail, lade das PDF herunter und teste den Link **„Online bezahlen“** – danach prüfe die Zahlung unter <a href="/de/modules/earnings">Einnahmen</a>.